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职场干货技能如何召开高效决策会议

2019/11/09 来源:高邮汽车网

导读

今天继续阅读《格鲁夫给经理人的第一课》,具体内容是学习如何开任务导向性会议。昨天晚上看完了如何召开过程导向会议,包括一对一会议,部门会议和运

今天继续阅读《格鲁夫给经理人的第一课》,具体内容是学习如何开任务导向性会议。昨天晚上看完了如何召开过程导向会议,包括一对一会议,部门会议和运营总结会议。

今天重点学习第二种:任务导向会议。

前几年在大渝网开会时,看到会议室一则标语印象特别深并记住了,内容是:会而必议,议而必决,决而必行,行而必果。这段话用格鲁夫的语言来讲,核心指的是第二种会议类型:任务导向会议。

任务导向会议必须产生决策,如果没有能产生决策,那么这个会议就是失败的。

会议成功与否的关键在于会议主席,会议主席一般是指会议发起人。

会议主席对会议为什么要召开,该如何进行,有哪些决策需要制定,必须了如指掌。

召开会议之前,会议主席需要问自己两个问题:

1、有什么任务需要通过这场会议达成?

2、是不是有开会的必要?

如果有一点迟疑,或还有其它办法可以协助达成任务,那么就可以不用开会。

因为每个人的时间成本都非常昂贵,召集一个会议让多个人参加,占用的是所有参会人的时间资产。

如果确定一场会议非开不可,那么会议发起人必须要做好以下五项:

1、确定谁应该出席会议,并赶快通知。在选择参会人时,确保参会人的必要性,不允许“旁观者”出现。确定人选后,需要确定这个人能否出席,如果不能出席,那么必须找个能代表的人来。每次在接到会议邀请的时候,我也经常问自己,这个会议是不是自己必须参加。对于可参加可不参加的会议,我一般选择的是不参加。

2、确保会议按时进行。这一项需要会议发起人比较高超的沟通技巧。包括提前锁定日程时间,提前一天预通知,会议开始前1个小时通知,提前15分钟通知等。

3、确保会议的议程在会议开始前就已经发给每个与会人员,让大家知道会议的目的以及每个人要扮演的角色。这项工作是要做在所有工作之前,在确定会议必要性的时候就需要想清楚会议的目的。

4、会议结束,会议发起人应以发送会议记录的方式确定决策的内容,以及即将采用的方案。会议记录发送的时间非常重要,越快越好,最晚也要在与会人员忘记开会内容之前送到他们手上。最好会议当天就讲会议记录内容整理并发送到与会人手上。时间非常重要,曾经有一次参加完会议一周后才收到会议记录,完全忘记会议上讨论的什么内容了。

5、会议记录的内容尽可能详细。让看的人知道有什么事情要做,谁负责去做,以及什么时候做。

最后,格鲁夫提到:过程导向会议大约能处理80%的事情和问题,剩下的20%还得靠任务导向会议来解决。但是会议也要太频繁,如果管理者将25%的时间用在应急的任务导向会议上,经常救火,那么这个组织就一定出问题了。

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